Datenschutzerklärung rovix.ch

ENTWURF, nicht rechtsverbindlich. Vor der Verwendung durch eine Fachperson (Datenschutzberatung, Anwaltskanzlei) prüfen lassen. Angaben in [bitte ergänzen: …] sind offen, weil sie aus dem System nicht belegbar sind.

Stand: [bitte ergänzen: Datum der Veröffentlichung]

1. Wer ist verantwortlich? Zwei Rollen

Dream Solutions GmbH, Kantonsstrasse 13, 6033 Buchrain, Schweiz, E-Mail: info@dreamspix.ch («wir») betreibt die Plattform rovix.ch («Rovix»), eine Software für kleine und mittlere Unternehmen und Vereine (Kundenverwaltung, Offerten, Rechnungen, Buchhaltung, Lohn, Support, Verein, KI-Assistent, Telefon). Je nachdem, um welche Daten es geht, haben wir eine andere Rolle:

Daten, die eine Firma oder ein Verein in Rovix erfasst (Kunden, Lieferanten, Mitglieder, Mitarbeitende, Tickets, Rechnungen usw.): Verantwortlich im Sinn des Schweizer Datenschutzgesetzes (nDSG) ist die Firma bzw. der Verein («Mandant»), die Rovix nutzen. Wir bearbeiten diese Daten als Auftragsbearbeiterin ausschliesslich nach Weisung des Mandanten (siehe Auftragsbearbeitungsvertrag). Wenn Sie wissen möchten, welche Daten ein Mandant über Sie hat, oder wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an den Mandanten (z. B. Ihre Firma oder Ihren Verein). Wir leiten Anfragen, die bei uns eingehen, an den Mandanten weiter.
Daten für den Betrieb der Plattform (Benutzerkonten der Administratoren, Anmeldungen, technische Protokolle, Kontakt mit uns, Vertrag und Abrechnung mit dem Mandanten): hier sind wir verantwortlich.

Vertretung in der EU: [bitte ergänzen: nur falls nach Art. 27 DSGVO erforderlich; wird von der Fachperson beurteilt].

2. Welche Daten bearbeiten wir als Verantwortliche?

Daten	Zweck	Quelle
Benutzername/E-Mail, Name, Passwort (nur als Hash gespeichert), Angaben zur 2-Faktor-Anmeldung (verschlüsselt), Rolle	Anmeldung und Zugriffsrechte	von Ihnen bzw. vom Administrator Ihres Mandanten
IP-Adresse, Browserkennung, Zeitpunkt, ausgeführte Aktion (Audit-Protokoll) bei Anmeldung und sicherheitsrelevanten Aktionen	Sicherheit, Missbrauchserkennung, Nachvollziehbarkeit	automatisch
technische Server-Protokolle (Fehlermeldungen, Anfragekennung)	Betrieb, Fehlersuche	automatisch
Sitzungs-Cookie	Anmeldung aufrechterhalten (siehe Cookie-Hinweis)	automatisch
E-Mails und Angaben, die Sie uns senden	Beantwortung, Support	von Ihnen
Vertrags- und Abrechnungsdaten des Mandanten	Vertragsabwicklung	vom Mandanten

Wir verwenden keine Werbe- oder Analyse-Dienste und binden keine Inhalte von Drittanbietern ein.

3. Zwecke und Grundlage

Wir bearbeiten Personendaten, um die Plattform bereitzustellen und abzusichern, Verträge zu erfüllen, gesetzliche Pflichten (z. B. Aufbewahrung nach Art. 958f OR) zu erfüllen und unsere berechtigten Interessen (Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Weiterentwicklung) zu wahren. Wir halten die Bearbeitungsgrundsätze des nDSG ein (Rechtmässigkeit, Treu und Glauben, Verhältnismässigkeit, Zweckbindung, Richtigkeit, Datensicherheit). [bitte ergänzen: allfällige weitere Rechtsgrundlagen nach Beurteilung der Fachperson; für EU-Personen ggf. Art. 6 DSGVO]

4. Wem geben wir Daten bekannt? (Auftragsbearbeiter und Empfänger)

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit es für die Plattform nötig ist. Eine Übersicht pflegen wir im «Verzeichnis der Auftragsbearbeiter» (docs/AUFTRAGSBEARBEITER.md). Es betrifft:

Hosting und Betrieb der Plattform: [bitte ergänzen: Name und Sitz des Hosters / Rechenzentrums].
Nur wenn Ihr Mandant die jeweilige Funktion einschaltet (auf Wunsch und mit Schlüssel des Mandanten bzw. des Betreibers):
KI-Anbieter OpenAI (api.openai.com) und/oder Anthropic (api.anthropic.com): Texte, die Sie dem KI-Assistenten, der Telefon-KI oder der KI-Ticketanalyse übergeben, werden zur Verarbeitung an den gewählten Anbieter übermittelt. Rovix macht daraus nur Vorschläge; Anlegen und Ändern geschieht erst nach Bestätigung durch eine Person.
Microsoft 365 (graph.microsoft.com, login.microsoftonline.com): wenn der Mandant Mailversand, Postfach oder Dateiablage über Microsoft 365 anbindet.
E-Mail-Server des Mandanten (SMTP/IMAP) oder die Plattform-Mail: für den Versand und Empfang von E-Mails.
Telefonie-Anbieter (SIP): bei eingerichteter Telefon-KI.
Zahlungsdienst Stripe (api.stripe.com): nur falls wir die Abrechnung der Plattform darüber aktivieren. [bitte ergänzen: ob und ab wann]
Behörden und Dritte, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

5. Bekanntgabe ins Ausland

Die genannten Dienste können Daten in Länder ausserhalb der Schweiz übermitteln (z. B. USA). Dies geschieht nur, wenn der Mandant die entsprechende Funktion nutzt. Grundlage sind, soweit erforderlich, ein Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln nach Art. 16 nDSG. [bitte ergänzen: Serverstandort der Plattform; verwendete Garantien je Anbieter]

6. Wie lange bewahren wir Daten auf?

Daten des Mandanten: solange der Vertrag besteht, danach nach den Vorgaben des Mandanten bzw. des AVV (Rückgabe/Löschung). [bitte ergänzen: Frist für die Löschung nach Vertragsende]
Buchhaltungsrelevante Unterlagen: gesetzlich 10 Jahre (Art. 958f OR); Rovix löscht solche Belege nicht.
Protokolle (Audit-Protokoll, Server-Logs): [bitte ergänzen: Aufbewahrungsdauer; zurzeit gibt es keine automatische Löschung]
Backups: [bitte ergänzen: Aufbewahrungsdauer der Backups]

7. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen. Dazu gehören nach heutigem Stand der Software: Trennung der Mandanten in der Datenbank (Row Level Security), Verschlüsselung der Übertragung (HTTPS, soweit vom Betreiber eingerichtet), Verschlüsselung von Zugangsdaten und Geheimnissen in der Datenbank (AES-256-GCM), gehashte Passwörter, optionale 2-Faktor-Anmeldung, Rechte- und Rollenmodell, Audit-Protokoll, Mengenbegrenzung gegen Missbrauch und verschlüsselte Sicherungen (wenn der Backup-Schlüssel eingerichtet ist). Es bestehen keine Zertifizierungen oder Gütesiegel, die wir hier zusichern. [bitte ergänzen: weitere organisatorische Massnahmen des Betreibers, Schulung, Zutrittskontrolle]

8. Ihre Rechte

Sie haben nach dem nDSG insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 25), auf Berichtigung (Art. 32), auf Löschung, Sperrung und Widerspruch (Art. 32), auf Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten (Art. 28) und auf Widerruf einer Einwilligung. Auskunft erteilen wir in der Regel innert 30 Tagen (Art. 25 Abs. 7 nDSG). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungen und Lohn) gehen einem Löschbegehren vor; die Daten werden dann gesperrt und nicht weiter bearbeitet.

Bei Daten, für die ein Mandant verantwortlich ist, richten Sie Ihr Begehren bitte an diesen. Rovix bietet dem Mandanten Funktionen für Auskunft, Löschung/Anonymisierung und ein Anfragenverzeichnis. Bei uns erreichen Sie uns unter info@dreamspix.ch. Sie können sich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

Serien- und Werbemails (z. B. Newsletter oder Geburtstagsgrüsse eines Vereins) enthalten einen Abmeldelink. Mails, die zur Vertragsabwicklung gehören (Rechnungen, Mahnungen, Passwort- und Sicherheitsmails), sind davon ausgenommen.

10. Änderungen

Wir können diese Erklärung anpassen. Es gilt die jeweils auf rovix.ch veröffentlichte Fassung.